Das muitas discussões, uma que deve ter total atenção dos gestores de recursos humanos e diretores das empresas é o vale-transporte. Isso porque, é necessário avaliar não somente a legislação, mas também, a questão orçamentária do benefício, ou seja, fazer a gestão do vale-transporte. 

No Brasil, o Vale-Transporte (VT) é um benefício corporativo previsto pela Lei 7.418 de 1985, logo, é obrigatório que a empresa o ofereça nos regimes de trabalho: presencial e híbrido. Além disso, independentemente se o trabalho for fixo ou temporário, o VT deve ser concedido. 

Este artigo tem por objetivo, então, fazer uma breve explanação sobre o tema e a legislação, e em seguida, dar informações relevantes sobre a gestão do vale-transporte, com orientações para fazê-la, como economizar e como contratar o benefício. Vamos lá? 

O que diz a legislação sobre o vale-transporte? 

O primeiro texto de lei que sugere o pagamento ou responsabilização do empregador em relação ao transporte  é a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). O texto da Lei diz que o transporte é uma das utilidades que o empregador pode conceder ao empregado. Assim, o art. 458 da CLT diz: 

  “Art. 458 – Além do pagamento em dinheiro, compreende-se no salário, para todos os efeitos legais, a alimentação, habitação, vestuário ou outras prestações “in natura” que a empresa, por fôrça do contrato ou do costume, fornecer habitualmente ao empregado. Em caso algum será permitido o pagamento com bebidas alcoólicas ou drogas nocivas.                (Redação dada pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)

• 2º Para os efeitos previstos neste artigo, não serão consideradas como salário as seguintes utilidades concedidas pelo empregador:     

[…]

III – transporte destinado ao deslocamento para o trabalho e retorno, em percurso servido ou não por transporte público;                  (Incluído pela Lei nº 10.243, de 19.6.2001)”

A CLT é a Lei mais antiga relacionada ao trabalho, uma vez que foi promulgada em 1943. Posteriormente, em 1985, a Lei n.º 7.418 instituiu o vale-transporte:

“Art. 1º – Fica instituído o Vale-Transporte, que o empregador, pessoa física ou jurídica, poderá antecipar ao trabalhador para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, mediante celebração de convenção coletiva ou de acordo coletivo de trabalho e, na forma que vier a ser regulamentada pelo Poder Executivo, nos contratos individuais de trabalho.“

Porém, a Lei n.º 7.619, de 30 setembro de 1987, institui a obrigatoriedade do pagamento do vale-transporte, vetando, então, o texto do art. 1º da Lei de 1985. Assim, passa a vigorar:

“Art. 1º Fica instituído o vale-transporte, que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão, ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais.”

A Lei n.º 7.418  ainda reforça que o vale-transporte não se incorpora ao salário, não podendo, portanto, incidir sobre Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou Imposto de Renda (IR). Além de dispor que a concessão do benefício implica que o empregador faça a contratação de vales-transporte. 

Quem tem direito ao vale-transporte?

Por fim, o decreto n.º 10.854, de 10 de novembro de 2021 regulamenta a CLT no tema. Assim, define que são beneficiários, quem fica desobrigado do pagamento, valores, obrigações do empregador, da fornecedora de VT e do empregado. Assim, a Lei dispõe sobre o direito ao recebimento do vale-transporte:

“Art. 106.  São beneficiários do vale-transporte, nos termos do disposto na Lei nº 7.418, de 1985, os trabalhadores em geral, tais como:

I – os empregados, assim definidos no art. 3º da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1943;

II – os empregados do subempreiteiro, o subempreiteiro e o empreiteiro principal, nos termos do disposto no art. 455 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1943;

III – os trabalhadores temporários, assim definidos no art. 2º da Lei nº 6.019, de 1974;

IV – os atletas profissionais, de que trata a Lei nº 9.615, de 24 de março de 1998;

V – os empregados domésticos, assim definidos no art. 1º da Lei Complementar nº 150, de 1º de junho de 2015; e

VI – os empregados a domicílio, para os deslocamentos indispensáveis à prestação do trabalho e à percepção de salários e os necessários ao desenvolvimento das relações com o empregador.”

Como deve ser o pagamento do vale-transporte? 

O pagamento do vale-transporte é feito pelo empregador com a possibilidade de ajuda de custo de até 6% de desconto no salário fixo do empregado, conforme dispõe a Lei 7.418, no parágrafo único do art. 4º: 

“Parágrafo único – O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico.”

No entanto, quando o valor do desconto for maior que essa porcentagem, o empregador deve fazer o desconto exato do valor do benefício. 

Este desconto pode ser feito automaticamente na folha de pagamento do colaborador, mas deve considerar apenas o salário base, ou seja, bonificações, participação nos lucros ou horas extras, por exemplo, não contam para o desconto. 

O vale-transporte pode ser substituído por vale-combustível? 

O pagamento do vale-transporte é obrigatório para toda empresa, mas, é sabido que nem todo colaborador deseja receber este tipo de benefício, uma vez que, em geral, o vale-transporte se limita ao transporte público, como ônibus, trens e metrôs. 

Assim, os colaboradores que não desejam receber o vale-transporte, entretanto, precisam assinar um documento que desonera a empresa do pagamento do benefício.

Fica facultado também às empresas a oferta de benefícios alternativos para esses casos. Dessa forma, a oferta do vale-combustível é uma alternativa de pagamento de benefícios nesse caso. 

O que não pode acontecer, segundo dispõe a Lei, é a substituição por dinheiro ou pagamentos que não sejam em formato de benefício. 

O que é gestão de vale-transporte? 

Entendidas as legislações que regem o vale-transporte, é chegado o momento de entender um pouco mais sobre a gestão deste benefício. 

Assim, como o nome já anuncia, a gestão de vale-transporte é o controle de todos os valores a pagar do(s) benefício(s) que a empresa irá disponibilizar. 

Para isso, é importante primeiro fazer o cálculo do vale-transporte. Em seguida, adotar algumas medidas de controle, definir benefícios, etc… 

Gestão de vale-transporte: cálculo do benefício

O primeiro passo para uma boa gestão de vale-transporte é fazer o cálculo do pagamento do vale-transporte a cada colaborador. Este valor não será igual, uma vez que a distância percorrida por cada empregado é diferente. Assim, o cálculo é o seguinte: 

Quantidade de dias trabalhados mensais x  a quantidade de tickets que o trabalhador irá precisar no dia. 

Por exemplo, um colaborador que pega ônibus e trem em lugares onde não existe baldeação gratuita, terá que pagar 2 passagens para ir ao trabalho e duas para voltar. 

Supondo que em um mês, este trabalhador irá 22 dias úteis para a empresa, temos que multiplicar 22 por 2, equivalente a duas passagens de ônibus e duas passagens de trem. Assim, temos que ele precisará de 44 passagens de ônibus e 44 passagens de trem. 

Se a passagem de ônibus custar R$4,50 e a passagem de trem R$5,00, o cálculo será, então:

1. 44 x 4,50 = 198 
2. 44 x 5 = 220 

Somando os dois valores, este colaborador terá um custo de vale-transporte de R$ 418,00 mensais. 

Considerando que este colaborador ganhe R$3.000,00 mensais, o valor de 6% descontados será de 180. Ou seja, a empresa deverá arcar com R$238,00. 

Entretanto, se um colaborador que tem apenas o custo de 44 passagens de ônibus, com o mesmo valor de passagem e ganhar um salário de R$4.000,00, por exemplo, cujo desconto seria de R$240,00, o empregador deverá descontar apenas os R$198,00.  

Assim, o time de RH deve fazer o cálculo do benefício de cada um dos colaboradores para ser feita a estimativa de custo da empresa com este benefício. Para que o cálculo funcione, os colaboradores devem enviar um requerimento para a empresa, indicando:

• Seu desejo de recebimento do benefício;
• Seu endereço;
• Meios de transporte que irá utilizar (com indicação de linhas e baldeações);
• Nome das empresas que operam as linhas;

É interessante que o time de RH já possua um modelo que deve ser apenas preenchido pelo colaborador. O setor deve ainda verificar as informações e inserir aquele colaborador no quadro dos que irão receber o vale. 

Além disso, o benefício deve ser pago até o último dia do mês vigente. 

Também pode te interessar: 

• Vantagens de um sistema de vale transporte
• Vantagens de oferecer um benefício para auxílio mobilidade
• Vantagens de ter um parceiro de benefícios
• Hub de benefícios corporativos: o que é e quais as vantagens de contratar benefícios por meio dele?

3 dicas para gestão de vale-transporte 

Uma boa gestão de vale-transporte conta com alguns aspectos importantes. A seguir, veja três dicas de como facilitar esta gestão:

1 – Tenha processos bem definidos

O vale-transporte vai interferir no fluxo de caixa da empresa. Por essa razão, manter uma organização da compra e pagamento destes benefícios é essencial. Desse modo, conte com uma ferramenta que centralize os dados dos colaboradores, valores pagos,  gastos e a pagar. 

Por exemplo, quando um colaborador não usa o valor total do vale-transporte em um mês, o fornecedor do vale pode contabilizar e enviar quanto aquele colaborador possui de saldo no benefício. Assim, no mês subsequente, a empresa pode arcar somente com o complemento do valor. 

Ademais, tendo o cadastro de cada colaborador, é mais fácil fazer os cálculos de pagamentos destes e o quanto entrará como despesa no fluxo de caixa. 

2 – Automatize os cálculos 

Acima indicamos o cálculo do valor do vale-transporte. O cálculo é simples, quando consideramos um ou dois colaboradores. Mas, pode ser muito complicado para empresas que contam com muitos funcionários. 

Desse modo, é importante contar com alguma ferramenta que facilite este cálculo e o faça de forma rápida, para todos da empresa. 

Essa automação pode ser feita por meio de planilhas, ou ainda, softwares de gestão especializados em recursos humanos. 

Além de facilitar o cálculo, você ainda evitará erros e economizará tempo do seu time. 

3 – Conte com um software de gestão de RH

É importante considerar também que, algumas empresas contam com sistemas híbridos de trabalho ou até, com regimes diferentes, a depender da área em que o trabalhador atua. 

Assim, pode ser que algumas pessoas do time venham para empresa apenas 3 dias, outras 5 e outras façam home office, por exemplo. Ainda que se usasse uma planilha, o cálculo fica muito dificultado. Dessa forma, contar com uma tecnologia mais especializada é uma opção bastante interessante. 

Um software para RH, além de contar com a facilitação dos cálculos, redução de erros e economia de tempo, ainda pode facilitar a comunicação entre as áreas do negócio, por exemplo, o RH e o Financeiro. 

Assim, a produtividade e agilidade aumentam, sendo mais benéfico para a empresa e para o trabalhador que irá receber seu vale-transporte corretamente. Isso sem contar a economia de até 30% nos pagamentos do vale, uma vez que é possível identificar, no sistema, se o colaborador usou o saldo completo ou não no mês anterior. E caso não tenha usado, a empresa pode fazer o pagamento apenas do valor para completar as passagens do mês vigente.  

Benefícios da gestão de vale-transporte 

Muitos são os benefícios para aplicar a gestão de vale-transporte. O primeiro deles é a garantia de cumprimento da legislação. Com uma boa gestão, as chances de a lei ser desrespeitada, tanto da parte da empresa, quanto do colaborador, são muito menores. 

Veja, alguns colaboradores acabam por fazer a venda de seu vale-transporte. Isto é, emprestam o cartão para alguém que os paga em dinheiro. No entanto, essa prática é ilegal e o colaborador, se descoberto, pode receber uma punição – e até uma demissão. 

Com uma boa gestão, a identificação desta prática é mais fácil e a empresa evita problemas legais.

Ademais, com uma boa gestão de vale-transporte, os custos são reduzidos, uma vez que, usando as dicas antes citadas, é possível calcular exatamente os custos com vale-transporte, fazer antecipações de receita, previsões de lucratividade e de gastos. Além disso, o gasto passa a ser mais acertado. 

Por fim, a já dita facilidade de controle de pagamentos, gastos e uso dos vales-transporte facilita a organização da empresa, em especial, do setor financeiro. 

Conclusão 

Em resumo, então, o benefício de vale-transporte é, não apenas essencial para o trabalho presencial dos colaboradores, como também, obrigatório para as empresas. 

Por isso, é indispensável que essas empresas contem com uma gestão de vale-transporte eficiente e que  auxilie, de fato, nas demandas dos colaboradores e da empresa. Ajudando, então, a manter a saúde financeira do negócio. 

Conheça a solução de vale-transporte da Vallora 

Perguntas frequentes: 

• O que diz a CLT sobre o vale-transporte?

A CLT estabelece que o transporte para o trabalho e retorno deve ser considerado um benefício para o empregado, sendo obrigatório o fornecimento do vale-transporte pelo empregador nos regimes presencial e híbrido, sem incorporação ao salário e com desconto máximo de 6% do salário básico.

• O que diz a lei do vale-transporte?

A legislação do vale-transporte, definida pela Lei n.º 7.418, estabelece que o empregador deve antecipar o benefício aos trabalhadores para despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, utilizando transporte público coletivo, sem incorporação ao salário e com possibilidade de desconto máximo de 6% do salário básico.

• Como funciona o vale-transporte para funcionários?

O vale-transporte é disponibilizado pelo empregador aos funcionários para deslocamento entre residência e trabalho, utilizando transporte público coletivo.