O fechamento e processamento da folha de pagamento são atividades rotineiras para a área de gestão de pessoas. Todos os meses é preciso calcular os pagamentos considerando fechamento do ponto, folgas, férias, atestados médicos, faltas, descontos de vale transporte e vale alimentação e horas extras.

O RH leva horas calculando e processando a folha de pagamento, pois é uma tarefa complexa e demorada já que envolve fazer todos os cálculos e pagamentos. Imagine automatizar este processo, calcular e processar a folha em minutos? Com softwares de gestão de pessoas é possível.

A Vallora Benefícios, junto aos nossos parceiros Mêntore Bank e VR Gente | Pontomais, oferece uma solução automatizada para fechamento e processamento da folha.

Ao adotar a folha de pagamento automatizada, você pode desfrutar de uma série de benefícios que trarão eficiência e precisão ao seu processo de pagamento. Desde a simplificação dos cálculos até a redução de erros humanos e pagamentos em massa. 

Vamos entender como funciona a folha de pagamento automatizada e os benefícios de usá-la na sua empresa!

Benefícios de ter uma plataforma de folha de pagamento

Com a folha de pagamento automatizada, você garante que todas as informações, como horas trabalhadas, impostos e benefícios, sejam calculadas corretamente, de acordo com as regras e regulamentações vigentes. Isso elimina a necessidade de cálculos manuais e reduz a chance de erros custosos.

Além disso, a folha de pagamento automatizada oferece a capacidade de gerar relatórios detalhados e realizar análises para uma melhor compreensão dos gastos da empresa. Com essas informações em mãos, é possível tomar decisões mais estratégicas.

Investir em um sistema de folha de pagamento automatizado é o caminho para maior eficiência e precisão no fechamento e processamento da folha de pagamento. 

Desvantagens dos processos manuais de folha de pagamento

Antes de explorar as vantagens da folha de pagamento automatizada, é importante entender as desvantagens dos processos manuais de folha de pagamento já que todas elas serão sanadas com a adoção do sistema.

Listamos algumas das principais dificuldades dos RHs que processam a folha manualmente

Mais tempo e esforço

O fechamento manual da folha de pagamento é uma tarefa demorada e requer muito esforço. Desde o cálculo das horas trabalhadas até o gerenciamento de impostos e benefícios, há uma grande quantidade de trabalho envolvido.

Enquanto os pagamentos ao processar a folha devem ser feitos um a um sem nenhuma automatização.

Maior chance de erros humanos

O fechamento e processamento manual da folha de pagamento também aumenta a chance de erros humanos. Os cálculos errados podem levar a pagamentos incorretos e a problemas com os colaboradores e para a empresa.

Falta de conformidade

Manter a conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas pode ser um desafio para as empresas. Com as mudanças na legislação trabalhista, é fácil perder o controle e cometer erros. Os sistemas são sempre atualizados e adaptados às leis vigentes.

Vantagens da folha de pagamento digital

Com a folha de pagamento automatizada, é possível superar as desvantagens dos processos manuais e desfrutar de inúmeras vantagens e facilidades na rotina de gestão de pessoas.

Selecionamos os principais benefícios percebidos pelos RHs:

Aumento da eficiência operacional e economia de tempo

A folha de pagamento automatizada pode ajudar a economizar tempo e esforço. Com a automação dos cálculos, é possível reduzir significativamente o tempo gasto no fechamento da folha de pagamento e aumentar a eficiência da operação.

No processamento, há a possibilidade de processar em lote, além da integração com ponto e conta salário que algumas plataformas oferecem, assim todas as informações já estão coletadas e até o pagamento do salário pode ser programado.

Melhoria da precisão e redução de erros

A folha de pagamento online também melhora a precisão e reduz os erros humanos.

E não apenas o valor total será correto, mas os valores correspondentes a cada item descrito. Por exemplo: a plataforma da VR Gente | Pontomais aponta os valores a serem pagos de horas regulares, horas extras, horas de afastamento médico e também todos os descontos feitos.

Ainda, permite ao funcionário uma melhor visualização e transparência no acesso ao holerite.

Melhoria da conformidade e segurança

Com a folha de pagamento automatizada todas as informações estarão em conformidade com as regras e regulamentos atuais, já que os softwares usados seguem a legislação.

Além disso, os sistemas de folha de pagamento, tanto de cálculo como processamento, oferecem maior segurança para as informações confidenciais dos funcionários, adequando-se à LGPD, lei geral da proteção de dados.

Redução de custos

Com a automação, é possível reduzir o número de colaboradores necessários para lidar com a folha de pagamento, especialmente nas grandes empresas com mais de 100 funcionários. Reduz, então, o custo com salários.

Ainda, poupa tempo que seria gasto no fechamento e processamento de folha que poderá ser usado em atividades mais estratégicas.

Como funciona uma folha de pagamento automatizada?

A folha automatizada depende de um software que faça essa gestão. Portanto, falaremos do funcionamento de dois tipos de sistema, um de processamento da folha de pagamento e outro para fechamento da folha, ambos trazem as automatizações e integrações necessárias para o RH ter sua folha 100% automatizada.

O primeiro ponto a ser entendido é que um software de fechamento da folha de pagamento deve estar integrado a um sistema de ponto eletrônico, para que as informações relacionadas a horas trabalhadas sejam importadas automaticamente.

Também, a gestão de atestados médicos caso feita por plataforma online poderá ser integrada. Pois, pensando no máximo desempenho e na redução do trabalho operacional de gestão de pessoas não basta o cálculo automático da folha, é preciso que as informações não sejam coletadas à mão.

Já uma plataforma para o processamento irá coletar as informações geradas no fechamento e automatizar os pagamentos, com o Mêntore Bank ainda é possível criar conta salário digital e processar a folha 24 horas por dia, nos 7 dias da semana. 

Após feitas as escolhas dos softwares para processamento da folha de pagamento e contratados, a equipe de implementação das empresas fornecedoras irá fazer as integrações e configurações necessárias. A partir daí, todos os meses o RH poderá fechar e processar a folha de modo automático.

Conheça o processamento da folha de pagamento Mêntore Bank

Nosso parceiro Mêntore Bank cria uma conta salário gratuita já na contratação e processa e paga todas as folhas de pagamento em lote. Ainda mais facilidade ao RH, que além de um bom software tem a disposição um banco digital.

A solução Mêntore Bank funciona assim: ao contratar um ou mais funcionários, já que todas as ações podem ser feitas em lote, o RH cadastra os novos colaboradores no sistema e gera um link a ser enviado para o funcionário.

Ao acessar a URL, o contratado abre sua conta salário em poucos segundos e o RH já pode visualizar os dados bancários no sistema. Extingue a necessidade de abrir uma conta em um banco físico, esperando horas na fila e posteriormente enviar os dados ao RH que precisa inserir um a um na plataforma.

A automatização funciona desde o primeiro instante.

Toda abertura de conta e processamento de folha pode ser feito em lote massivo.

A conta recém aberta inclui um cartão digital, acesso a saques e caixa 24 horas. Contudo, se o colaborador desejar um cartão físico há duas possibilidades:

1. Solicitar cartão pelo aplicativo da Mêntore Bank;
2. O RH tem cartões não nominais disponíveis na empresa e pode vincular um deles ao colaborador.

E se os horários da empresa são flexíveis e o RH não processa a folha sempre no mesmo momento, não se preocupe. O processamento pelo Mêntore Bank pode ser feito em qualquer horário, pois funciona 24 horas.

Por fim, a empresa ainda tem o benefício do Cashback. O valor será definido em contrato e a empresa poderá recebê-lo na conta desde que apresente nota fiscal ou então pelo gift card da Swile.

Saiba mais sobre o sistema de holerite da VR Gente | Pontomais

Entre tantos benefícios de automatizar o fechamento da folha de pagamento, o sistema VR Gente | Pontomais é a forma mais prática e segura de distribuir holerites em massa, ter mais agilidade no fechamento e ainda coletar automaticamente as informações do e-social. 

A solução permite acompanhar os holerites online, de qualquer lugar, onde o RH poderá verificar o status do fechamento e até falhas no envio. Além disso, reduz gastos na economia de papel já que não é necessário imprimi-lo e todo o layout poderá ser personalizado de acordo com a identidade visual da empresa.

Uma grande vantagem é no controle de indicadores, o sistema permite gerar relatórios a partir dos filtros de: nome, CPF, cargo, departamento, unidade e função do colaborador. 

Por fim, importe os eventos da folha que já foram enviados ao e-Social e preencha o holerite ainda mais rápido.

Toda a plataforma segue a legislação vigente.

Conclusão

Quando se trata de escolher uma solução automatizada de folha de pagamento, há vários fatores a serem considerados. Antes de mais nada, é preciso avaliar as necessidades e os requisitos da sua empresa.

Considere o tamanho da sua força de trabalho, a complexidade dos seus cálculos de folha de pagamento e quaisquer requisitos específicos de folha de pagamento exclusivos do seu negócio. Isso o ajudará a determinar os recursos e as funcionalidades essenciais para a empresa.

Em seguida, você deve avaliar a escalabilidade e a flexibilidade do sistema de folha de pagamento. À medida que sua empresa cresce, suas necessidades de folha de pagamento podem mudar. Certifique-se de que o sistema escolhido possa acomodar suas necessidades futuras.

Quer conhecer a melhor solução em folha de pagamento para a sua empresa? 

Conte com a Vallora Benefícios! Te mostramos com mais detalhes como fazer o fechamento e o processamento de folha nos sistemas automatizados