Uma boa gestão de frota exige transparência e organização, afinal, o gerenciamento de veículos inclui atividades como operações de abastecimento, manutenção e documentação de veículos, pagamento de fornecedores, entre outras.
Com o crescimento de 18,4% no ramo de transportes terrestres, apontado em pesquisa do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), utilizar soluções que auxiliem nessas tarefas se faz essencial.
Nesse sentido, vamos explicar melhor neste artigo, o que é a gestão de frotas, como fazer esse gerenciamento com eficiência e apresentar a solução Vallora para o controle de frotas.
O que é gestão de frota?
Gestão de frota é o conjunto de atividades que garantem a organização e controle dos veículos utilizados por uma empresa, seja para transporte de produtos ou para serviços e, sejam eles caminhões, carros de passeio, vans, motocicletas ou outro meio de transporte.
Dentro deste gerenciamento, estão as atividades de manutenção, operações de abastecimento, controle de eficiência por meio da gestão de combustível, documentação dos veículos, pagamento de fornecedores, pagamento de pedágios, etc.
Ou seja, o gestor de frota ou a área responsável por esse gerenciamento são incumbidos de toda a parte estratégica e operacional da administração dos meios de transporte de uso e/ou propriedade da empresa.
Que tipo de empresa pode fazer gestão de frota?
Qualquer empresa que possui uma quantidade de veículos disponíveis e exclusivos para deslocamentos, em prestação de serviços ou para distribuição de produtos, possui uma frota.
Ou seja, se sua empresa possui veículos, já pode ser considerada uma frota, independente do porte que ela tenha. Logo, qualquer empresa que possui uma frota, pode fazer a gestão de frotas e necessitar soluções que facilitem este trabalho.
Frota própria ou terceirizada: quais as diferenças e qual é a melhor opção?
Algumas empresas podem optar por alugar veículos de outra empresa, isto é, uma frota terceirizada. Neste caso, a vantagem está em permitir que o setor tenha mais foco nas decisões estratégicas.
Além disso, com uma frota terceirizada a empresa garante maior economia, com a mesma eficiência. Também, evita-se gastos não previstos, como problemas com a depreciação de veículos, permitindo maior previsibilidade de caixa.
Já com a frota própria, esses gastos terão de ser incluídos como previsibilidade de orçamento, sendo assim, a gestão “ganha” mais atividades. Por outro lado, é possível garantir a manutenção adequada dos veículos, a qualidade do serviço e a centralização da gestão.
Assim, para definir qual das duas opções é melhor para o seu negócio, é importante avaliar o que pesa mais para você dentre os benefícios de cada modelo.
Quais os tipos de gestão de frota?
Podemos dividir a gestão de frotas em 3 tipos:
- Gestão de ativos: que são os veículos da frota;
- Gestão de insumos: que é tudo que a frota precisa para funcionar;
- Gestão do comportamento: que são os dados sobre o comportamento dos colaboradores/motoristas da frota.
E os responsáveis pela gestão de frota devem garantir que estes três estejam funcionando.
Como funciona a gestão de frota?
Em primeiro lugar, é importante entender, então, quais são as atividades que compõem a gestão de frotas.
É importante realizar o controle sobre os ativos, isto é, os veículos da frota, afinal, eles são as principais ferramentas de trabalho na gestão de frota.
Assim, deve-se saber o tempo de vida útil dos veículos, prazos de revisão, manter a manutenção em dia e cuidar do comportamento dos motoristas para utilizarem o veículo da forma correta e com cuidado para evitar acidentes. Em 2020, o Painel CNT de Consultas Dinâmicas de Acidentes Rodoviários 14 mortes por dia em rodovias federais, sendo boa parte deles causados por problemas no veículo ou falta de atenção de condutores e pedestres.
Além disso, é importante cuidar também para manter a documentação do veículo em ordem, ou seja, o pagamento do IPVA, o licenciamento e o emplacamento.
É necessário, ainda, fazer a gestão de comportamento dos motoristas, e nesse sentido, garantir não somente a condução correta dos veículos, com respeito às leis de trânsito, mas também a produtividade, o respeito às leis trabalhistas, à jornada de trabalho e o gerenciamento de riscos, isto é, o cuidado na seleção de motoristas, observando seus antecedentes e histórico profissional e pessoal.
E claro, para uma boa gestão de frota, é importante também fazer um planejamento financeiro, com previsibilidade de custos e redução de despesas.
Entendido isto, vamos ao passo a passo de como fazer uma gestão de frotas de forma mais eficiente:
Como fazer a gestão de frota?
O primeiro ponto para fazer uma gestão de frota é contar com um profissional qualificado ou equipe especializada. O gestor de frota ou a equipe serão os responsáveis por fazer uma análise completa da frota, coletando todas as informações necessárias e fazendo um planejamento estratégico, financeiro e operacional.
Neste planejamento, eles farão um levantamento de toda a frota, com detalhes específicos de cada veículo, como: o ano, quantas manutenções já foram realizadas, se já quebrou ou não, como está a documentação, valor de mercado, quem é o motorista que utiliza o veículo, quais os trajetos aquele veículo faz por período, entre outros.
Em seguida, o gestor ou equipe irão fazer a política de frota, com todas as instruções e diretrizes de uso dos veículos, regras sobre o dia a dia da operação e outras possíveis instruções. Lembrando que este documento deve ser produzido junto ao RH e área jurídica.
Por fim, é hora de contratar uma plataforma para o monitoramento, visando uma gestão de frota mais eficiente. Isso porque, por meio de soluções específicas, será possível fazer o controle em relação ao abastecimento do veículo, pagamento de pedágio, recolhimento de notas fiscais, compras de produtos em postos, entre outros.
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Como funciona a plataforma de gestão de frota?
A plataforma de gestão de frota permite controlar, em tempo real, todas as operações de abastecimento, manutenção e documentação dos veículos. Dessa forma, a empresa reduz custos e otimiza sua gestão, além de torná-la mais prática para o dia a dia.
Além disso, permite ainda o controle de produtividade do motorista e análise de perfil, bem como os gastos do motorista e veículo no nome da empresa.
O controle de abastecimento funciona por meio do número do cartão de abastecimento vinculado a placa do veículo. Ou seja, não importa o motorista que estiver usando aquele automóvel, ele poderá fazer o abastecimento nos postos conveniados com o cartão do veículo. Cada cartão terá um limite de crédito e o gestor poderá fazer o controle de gastos por meio da plataforma.
Ademais, a operadora é credenciada a alguns postos que barateiam e facilitam o abastecimento dos veículos. Por meio do aplicativo da plataforma, o motorista pode se geo localizar e encontrar os postos conveniados mais próximos, reduzindo o deslocamento para abastecimentos e permitindo, ainda, que o motorista encontre as melhores condições de preço de gasolina e qualidade.
Vale destacar que, os motoristas precisam ser informados da necessidade de informar no aplicativo sobre o KM em que foi realizado o abastecimento e a litragem realizada. É importante lembrar que a operadora vai credenciar o máximo de postos possíveis, logo o motorista deve se atentar aos postos de bandeira, como Shell ou Petrobras, em geral, possuem combustíveis com qualidade superior.
E a gestão de abastecimento por meio da plataforma permite ainda que, se o gestor acreditar que a qualidade de um combustível ou valor está muito acima do esperado, ele pode fazer o bloqueio do abastecimento, tudo de forma remota.
Qual a importância de uma plataforma de gestão de frota?
Com uma boa gestão de frota, você garante a sua empresa mais eficiência, produtividade e menores gastos. Além disso, tem mais insumos para mudanças, novos investimentos, ganho de tempo por agilidade nas entregas, aumento do bem-estar da equipe, mais seguranças dos colaboradores, prevenção contra roubos e acidentes, entre muitos outros benefícios.
Uma plataforma de gestão de frota permite monitorar todos os postos de abastecimento credenciados, as placas dos veículos, quilômetros rodados, controle de abastecimento, melhores condições de preço.
Além disso, possibilita a gestão da produtividade dos motoristas, com perfil do motorista, média de quilômetros que o motorista dirige diariamente, entre outras atividades.
Vantagens de contratar a solução de gestão de frota
A Vallora Benefícios oferece em seu portfólio essa solução, com as principais operadoras do país, que mais se adequa à necessidade da empresa. A implantação dessa solução reduz custos com manutenção e abastecimentos, garante que a manutenção da frota esteja em dia e também traz a facilidade de poder ter controle e acesso de forma simples.
Ademais, para quem trabalha com “sem parar” ou “ticket log”, a plataforma permite identificar e controlar os veículos nacionalmente, indicando os postos de abastecimento, não apenas com o melhor preço, mas que atuam com essas bandeiras.
Conheça aqui a solução para gestão de frota da Vallora
Conclusão
Fazer a gestão de frotas é essencial para empresas do ramo de transporte, seja uma frota própria ou terceirizada. Contar com soluções, como uma plataforma, que auxiliam nessa gestão também.
Por meio de uma gestão de frota eficiente, é possível reduzir custos, fazer a prevenção contra quebra e acidentes e antecipar gastos.
Além disso, uma boa gestão de frota aumenta a produtividade, a qualidade da prestação de serviços e entrega de produtos e, por consequência, a lucratividade.
Perguntas frequentes
- O que é um sistema de gestão de frota?
Um sistema de gestão de frota é uma tecnologia que captura, em tempo real, o comportamento e atividades da frota de uma empresa. Ele armazena as informações e auxilia na tomada de decisões, além de auxiliar no controle de custos dos veículos.
- Como se faz a gestão de uma frota?
Uma gestão de frota conta com 5 passos básicos: o primeiro, é a contratação de um profissional ou uma equipe qualificada, o segundo é a análise da frota, depois disso, os planejamentos estratégico, financeiro e operacional, em seguida a criação de política da frota e por fim, o monitoramento via sistema.
