Como fazer a gestão de viagens corporativas na sua empresa?

24 de novembro de 2025

Mulher de negócios sorridente no aeroporto em viagem corporativa.

Os colaboradores da sua empresa fazem viagens a trabalho? Se sim, sabemos que a gestão de viagens corporativas envolve planejamento de roteiro, finanças e considerar os ajustes de agenda para cumprir com o propósito da viagem.

São muitas escolhas a serem feitas que recaem em cima do departamento pessoal. Se você tem dificuldades na gestão das viagens a trabalho dos colaboradores e não sabe como otimizar o processo e o que levar em conta para não errar, fique neste artigo que vamos te ajudar.

Trataremos sobre os principais desafios da gestão de viagens corporativas, como elaborar uma política de viagens eficaz, dicas para otimizar custos, como escolher fornecedores e garantir a segurança dos viajantes.

Continue a leitura!

O que é uma viagem corporativa?

A viagem corporativa é, em outras palavras a viagem a trabalho, ou seja, sem o objetivo de lazer. Ela ocorre quando um colaborador, independente do seu nível hierárquico, se desloca da sua cidade de moradia para outra, a fim de realizar uma atividade profissional.

As viagens corporativas podem ter o objetivo de atender clientes que residem em outros lugares, promover eventos proprietários da empresa ou a participação em eventos como patrocinadora e até mesmo para colaboradores em regime de home office, ter o objetivo de idas eventuais ao escritório fora da cidade que residem.

São muitos os motivos para uma viagem corporativa. O que todas têm em comum é a necessidade de transporte, hospedagem e gastos extras como alimentação.

Por isso, a área de departamento pessoal precisa controlar os custos, fazer reservas e monitorar para que não haja extrapolação do orçamento previsto pela companhia.

Do que se trata a gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é o conjunto de processos e políticas que uma empresa adota para organizar, controlar e monitorar os deslocamentos de seus colaboradores a trabalho. Vai desde a reserva de voos, hotéis e transportes até a aprovação de despesas e o acompanhamento de itinerários.

A gestão se preocupa não apenas com a logística, mas em seguir o orçamento proposto pela empresa, garantir a segurança dos colaboradores e manter o alinhamento com os objetivos da companhia.

Há alguns benefícios de ter uma boa gestão de viagens corporativas, em primeiro lugar, destacamos a economia financeira: ao centralizar as reservas, negociar com fornecedores e ter visibilidade dos gastos (processos comuns da gestão), a empresa pode reduzir custos de viagem. Por exemplo, uma empresa pode negociar com uma rede de hotéis e garantir bons preços nas diárias, em contrapartida seus colaboradores se hospedarão lá nos próximos meses.

Em segundo lugar, vem a melhora da experiência do colaborador e a sua segurança, deduzindo que com a gestão tenhamos políticas claras, suporte em caso de imprevistos e itinerários bem definidos, além da redução do tempo gasto com tarefas operacionais, se adotada alguma tecnologia.

Principais desafios na gestão de viagens corporativas

1- Aprovações lentas mesmo quando a reserva está dentro da política

A aprovação lenta de reservas pode fazer com que haja oscilação dos valores e seja preciso trocar a reserva ou perca tarifas mais baixas. Isso acontece quando há exigência da validação manual do gestor para cada reserva mesmo em casos que elas já respeitam a política de viagens. Tanto em casos que a empresa não usa um software especializado e aprova tudo por email ou outro canal de comunicação ou quando usa um software mas ele está configurado para sempre passar pela gestão.

Caso a empresa adote um sistema, pode implementar workflows automáticos que liberam reservas quando atendem regras predefinidas (ex.: faixa de preço, fornecedor aprovado, classe de viagem), reduzindo o tempo de espera e levando a demanda ao gestor apenas para exceções, casos fora das políticas da empresa.

2- Falta de noção do gasto total de uma viagem (despesas soltas e descentralizadas)

Muitas vezes as despesas e comprovantes ficam espalhados entre e-mails, planilhas e os reembolsos manuais impedem a visão consolidada do investimento da empresa em viagens. E com isso, os orçamentos são mais imprecisos e há maior risco de extrapolar os custos previstos.

O mais prático é reunir todas as reservas e despesas em uma plataforma. Contudo, caso a empresa não possua, pode adotar um canal exclusivo para armazenar essas informações como um único email apenas com esse fim, sem ter notas fiscais e informações espalhadas em diversos canais.

3- Não ter acordos com fornecedores (pagando mais mesmo viajando com frequência)

Comprar passagens ou reservar hotéis direto no site dos fornecedores impede que a empresa negocie descontos por volume. Com isso, o custo unitário por viagem é mais alto e ela pode perder alguns benefícios como políticas de cancelamento mais favoráveis.

Para ter preços e condições melhores, se a empresa é uma viajante frequente, o ideal é realizar compras de passagens e reservas de hotel diretamente com as redes hoteleiras e companhias aéreas pré-negociadas ou usar um parceiro que já negocia preços em bloco, como agência de viagens ou plataforma de gestão de viagens. Plataformas especializadas frequentemente oferecem tarifas e condições negociadas.

4- Tempo gasto negociando com fornecedores

Manter negociações diretas com múltiplos fornecedores consome tempo do time e exige conhecimento específico de mercado. Trata-se de um alto esforço interno e ainda há a possibilidade de perder as melhores oportunidades por este não ser o foco do time de pessoas que também cuida de outras demandas. Contudo, como falamos anteriormente, não negociar traz um custo financeiro para a companhia.

Neste caso, é possível avaliar terceirizar a negociação ou contratar plataformas que já trazem condições negociadas; isso libera time para atividades estratégicas e garante o foco na área de viagens quando necessário.

5- Falta de controle sobre o uso de cartões corporativo

Em viagens é bem comum, alguns colaboradores de nível hierárquico maior como coordenadores, gerentes e outras lideranças, fazerem uso de cartão corporativo. O problema é que cartões corporativos mal controlados geram despesas sem comprovação e podem ter gastos fora da política.

Há um risco contábil, dificuldade de auditoria e possíveis fraudes ou abusos de limite. Neste caso, a empresa pode adotar a política de diária de viagem, fazendo pagamento adiantado, ter os reembolsos por nota fiscal ou se optar por manter o cartão corporativo usar bloqueios por categoria, evitando gastos fora dos previstos em viagem. Já que os cartões ainda são uma grande vantagem em relação aos reembolsos manuais.

5- Ausência de política de viagens clara (gestores sem referência para aprovar)

Sem o documento da política de viagens que detalha faixas de preço, teto de gastos por categoria, processos da gestão de viagens corporativas e exceções permitidas, cada gestor age segundo seu critério, gerando inconsistência.

A consequência são aprovações conflitantes, surpresas no orçamento e a sensação de injustiça entre colaboradores, em que um viajante pode ter recebido hotel com quarto melhor que outro, a título de exemplo.

Por isso, sempre indicamos que o primeiro passo da gestão de viagens corporativas seja a criação de uma política de viagens. Até porque para adotar uma tecnologia a empresa precisa ter estas regras nítidas.

6- Atrasos de ônibus ou vôo que afetam cronograma no destino

Imprevistos de transporte, relativamente comuns, podem alterar agendas de reuniões e eventos, causar perda de compromissos e a necessidade de rearranjo logístico.

Sempre que possível, oriente os colaboradores e lideranças a marcarem passagens para o dia anterior ao que precisam estar no destino ou com previsão de chegada algumas horas antes, minimizando imprevistos.

7- Fazer tudo à mão: controles em planilhas, mensagens e sem sistema integrado

Os processos manuais, ainda que bem organizados, multiplicam erros manuais, dependem de memória humana e não ganham escala. Empresas pequenas e que viajam pouco podem não ter esse desafio, mas para as grandes companhias, automatizar a gestão é um ótimo ganho pois fazer tudo à mão leva muito tempo.

Para as empresas que viajam com frequência migrar para um sistema que ofereça controle de toda a gestão de viagens, possibilitando a reserva, aprovações, gestão de cartões, despesas e ainda gerar relatórios reduz o trabalho de gestão de pessoas, acelera os fluxos de reserva e gera dados para ter mais inteligência financeira nas viagens.

8- Variação de custos por época

Os preços de passagens e hospedagem variam conforme demanda e época do ano; sem políticas e planejamento, a empresa paga mais.

O ideal para garantir melhores preços é ter regras de antecedência para reservas.

9- Controle de horas extras

Funcionários contratados pelo regime CLT devem seguir a jornada de trabalho mesmo durante as viagens, portanto as horas que passarem da jornada regular contam como horas extras e a empresa deverá pagar.

Para que o controle das horas extras não se torne um desafio, em viagens que o trabalho acaba se misturando com lazer. O ideal é orientar os colaboradores quais atividades serão consideradas trabalho e o que não está mais dentro do expediente. Por exemplo, um happy hour não é expediente.

O ponto eletrônico que a empresa usa deve ser batido no início e final do expediente de forma regular mesmo durante uma viagem corporativa. E caso a companhia considere as horas trabalhadas em viagem um custo de viagem, integrar o controle de ponto com a plataforma de viagens adotada ajuda a contabilizar e gerenciar as horas extras corretamente.

Como elaborar uma política de viagens corporativas eficaz?

Primeiramente é importante pontuar que ter uma política de viagens corporativas é importante para garantir a boa gestão das viagens, já que é ela que define as regras dos roteiros a trabalho. Sem regras a gestão fica mais solta e cada gestor de time ou analista do departamento pessoal ou RH pode aprovar orçamentos diferentes para a mesma viagem, alguns colaboradores custarem mais e outros menos, e a empresa ter prejuízos financeiros e de clima organizacional.

Criar uma política de viagens corporativas eficaz ajuda no controle de custos e gestão organizada de todos os deslocamentos profissionais da empresa, desde visitas comerciais até eventos, treinamentos e viagens internacionais. Uma política bem estruturada dá previsibilidade financeira, melhora a experiência do viajante e reduz riscos operacionais.

Então, vamos a um passo-a-passo de como fazer:

1. Comece definindo objetivos e escopo

O primeiro passo é esclarecer por que a política existe e quais tipos de viagens ela abrange. Uma política efetiva precisa delimitar quem está autorizado a viajar, em quais situações, e qual o propósito das viagens (ex.: reuniões com clientes, eventos, auditorias, treinamentos). Isso garante alinhamento interno e evita ambiguidades sobre quando e como as viagens devem ocorrer.

2. Envolva as áreas responsáveis e mapeie o processo atual

Antes de escrever o documento, é importante entender como as viagens ocorrem hoje na empresa. Algumas áreas podem ser envolvidas neste mapeamento, entre elas: finanças, RH e gestores de áreas para identificar dificuldades do processo atual, custos, etapas redundantes e necessidades reais. Esse diagnóstico inicial torna a política mais prática, com regras que fazem sentido para o dia a dia da organização.

3. Estabeleça diretrizes claras, objetivas e fáceis de consultar

Uma política eficaz precisa detalhar pontos fundamentais, como processo de solicitação e aprovação de viagens: quem aprova, prazos e fluxo desde a solicitação até aprovar; reservas de hospedagem, passagens e transporte, considerando quais as plataformas autorizadas, fornecedores preferenciais e teto de gastos em casa uma das categoriais e se haverá diferenciação por nível hierárquico na organização.

Estabeleça quais são as despesas reembolsáveis, algumas das mais comuns são alimentação e deslocamentos no local de destino, para isso crie regras como reembolso apenas mediante apresentação da nota fiscal. Também é importante incluir quais as despesas não serão reembolsáveis, por exemplo despache de bagagem.

Por fim, deixe explicações de viagem separadas entre nacional e internacional, lembrando aos colaboradores quais documentos, vistos e seguros precisarão ter para realizar a viagem e ainda, orientações de segurança.

Evite criar uma política muito extensa ou difícil de interpretar. Ela deve ter o necessário para abordar regras da empresa e orientações ao colaborador viajante. Um texto claro aumenta a adesão e reduz dúvidas operacionais.

4. Equilibre controle e flexibilidade

A política deve oferecer diretrizes firmes sem engessar completamente a jornada do viajante. Muitas empresas bem estruturadas permitem certa flexibilidade, por exemplo, escolher entre diferentes hotéis dentro de um valor limite ao invés de limitar a um fornecedor.

5. Inclua diretrizes de segurança

A responsabilidade sobre o bem-estar do viajante é um dos pilares da gestão de viagens corporativas. Para isso, inclua instruções sobre:

Seguros obrigatórios;
Canal de emergência com a empresa;
Procedimentos em caso de imprevistos ou cancelamentos.

Esse item se torna ainda mais relevante para viagens internacionais ou para destinos com infraestrutura limitada.

6. Comunique amplamente e capacite os colaboradores

Mesmo a melhor política falha se ninguém a conhece, disponibilize o documento em canais internos, faça treinamentos sobre viagens com os times e o inclua como etapa do onboarding. A divulgação deve ser contínua, garantindo que viajantes e gestores saibam como seguir o processo e onde tirar dúvidas.

7. Revise e atualize periodicamente

Os custos de viagem, regulamentos e fornecedores da empresa mudam. Por isso, a política deve ser revisitada regularmente.

Ajustes anuais mantêm o documento atualizado, evitam o distanciamento entre as regras e a prática, garantindo que a política continue funcional ao longo do tempo.

Dicas para otimizar custos em viagens corporativas

Otimizar custos é garantir que a empresa utilize seus recursos de forma inteligente. Uma das estratégias mais eficazes é centralizar as reservas em uma plataforma ou agência especializada, o que aumenta a visibilidade dos gastos e permite negociações mais vantajosas com companhias aéreas, hotéis e locadoras. Geralmente as plataformas e agências já têm acordos com fornecedores para garantir descontos, sem que a empresa precise negociar diretamente.

Se a sua empresa viaja frequentemente, avalie se a mensalidade de uma agência ou plataforma é vantajosa pelo retorno em ofertas melhores nas reservas.

Outro ponto importante é incentivar reservas antecipadas, já que tarifas de última hora tendem a ser mais altas.

Além disso, seguir as políticas de teto de gastos, especialmente para hospedagem e alimentação escritas na política de viagens corporativas da empresa.

Vale também considerar programas de fidelidade corporativa, oferecidos por companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras: eles acumulam pontos a cada viagem e permitem trocas por descontos, upgrades ou serviços adicionais, reduzindo custos futuros sem aumentar o investimento atual.

Outro ponto que ajuda a ter gastos mais estratégicos é a análise dos relatórios de viagens, que mostram onde estão os maiores gastos, quais setores viajam mais, quais despesas fogem da política. Esses dados ajudam a negociar melhores acordos e ajustar processos.

Por fim, investir em tecnologia de gestão de viagens como plataformas integradas de reserva, aprovação automática, controle de notas fiscais e consolidação de despesas reduz trabalho manual, evitando retrabalho, erros manuais e previne reservas fora da política, além de aumentar a visibilidade dos gastos e gerar relatórios de maneira fácil, auxiliando o trabalho da equipe responsável.

Como escolher fornecedores e parceiros de viagem

A primeira dica é optar pelos que atendam à política de viagens da empresa, oferecendo opções de hospedagem, voos e transportes que respeitem limites de gastos e padrões de segurança. Fornecedores dentro das regras internas aceleram o processo de aprovação.

O segundo ponto é preço, o quanto a empresa conseguiu negociar tarifas e condições com aquele fornecedor. Geralmente, fornecedores que já trabalham com contratos corporativos conseguem oferecer preços mais competitivos e flexibilidade em cancelamentos. Levantar o volume de viagens em parceiros preferenciais também ajuda a empresa a obter descontos maiores.

Por fim, verifique se o fornecedor oferece bom suporte ao viajante, especialmente em imprevistos como atrasos, cancelamentos ou mudanças de última hora. Um parceiro confiável deve conseguir resolver rapidamente problemas de acomodação, transporte ou remarcação, garantindo que o colaborador consiga cumprir sua agenda no destino com o menor impacto possível.

Os melhores fornecedores são aqueles que seguem a política interna, oferecem boas condições comerciais e contam com atendimento eficiente.

Ferramentas e tecnologias para gestão de viagens

Ao adotar uma plataforma e tecnologias específicas para a gestão de viagens, o processo de gerenciamento se torna mais eficiente e organizado e geralmente traz economias para a empresa. Seja pela descoberta de custos antes não mapeados que serão reduzidos ou pelo acesso às melhores ofertas na reserva de hotéis, passagens e aluguel de carro.

A Vallora benefícios te oferece com um de nossos parceiros a contratação de um software de viagens usado por mais de 2500 empresas. O Onfly é uma solução completa, reúne em um único sistema tudo o que uma empresa precisa: reserva de passagens e hotéis com tarifas negociadas, aprovação de reservas automatizada conforme a política de viagens da empresa, gestão de despesas, cartões corporativos inteligentes e relatórios que dão total visibilidade dos gastos.

O resultado é menos trabalho manual, mais controle e uma experiência melhor para quem viaja e para quem administra.

Um dos diferenciais da Onfly é a automação do fluxo de aprovações. Quando a reserva está dentro da política definida pela empresa, ela é aprovada automaticamente, eliminando a necessidade de passar por um gestor, evita atrasos e perda de tarifas pela demora do processo.

A plataforma também oferece condições negociadas com diversos fornecedores, que ajudam a reduzir custos de hospedagem, voos e transportes, incluindo aluguel de carro, garantindo economia real nas viagens.

Outro ponto forte é o controle dos cartões corporativos, o Onfly oferece o único cartão corporativo que permite bloqueio de compras fora da política da empresa, reduzindo risco de uso indevido.

A gestão de despesas dentro da plataforma proporciona maior previsibilidade orçamentária com relatórios automatizados validados por IA.

Quer entender mais sobre a ferramenta e como seria a implementação na sua empresa?

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Passo-a-passo de como gerir viagens corporativas

1. Estruture ou atualize a política de viagens

O ponto de partida é ter uma política clara, simples e acessível. Defina regras sobre limites de gastos, fornecedores permitidos, padrões de hospedagem e transporte, classes de voo, prazos de reserva e como funciona a aprovação.

2. Centralize todas as reservas e despesas em uma ferramenta especializada

Evite planilhas e canais espalhados. Plataformas como a Onfly centralizam reservas de passagens, hotéis, transportes e despesas, garantindo que tudo siga automaticamente a política definida. Isso reduz erros, aumenta a visibilidade dos gastos e elimina a necessidade de múltiplos sistemas ou processos paralelos.

3. Organize um fluxo de aprovações ágil e automatizado

Configure o processo de forma que viagens dentro da política sejam aprovadas automaticamente. O que evita que colaboradores fiquem dependentes de um gestor para reservas simples, reduz atrasos e impede a perda de tarifas mais baratas. Já as solicitações fora da política podem seguir para análise do gestor, mantendo controle quando realmente necessário.

4. Acompanhe viagens em andamento e ofereça suporte ao viajante

Monitore voos, hospedagens e deslocamentos para lidar rápido com imprevistos, como atrasos ou cancelamentos. Um bom suporte evita prejuízos de cronograma e garante que o colaborador consiga cumprir os objetivos da viagem com tranquilidade.

5. Audite despesas e análise resultados regularmente

Ao final de cada viagem ou ciclo (mês, trimestre ou período que a empresa preferir metrificar) verifique os gastos, valide comprovantes e avalie indicadores como economia gerada, principais destinos, fornecedores mais usados e adesão à política.

Com relatórios automáticos da Onfly, esse passo se torna rápido e estratégico, permitindo renegociações e ajustes contínuos na política de viagens.

Conclusão

Na gestão de viagens corporativas, o sucesso do processo é entregar viagens dentro do orçamento previsto e ter controle de todos os gastos e etapas. Gerir viagens corporativas envolve controle financeiro, suporte ao colaborador e ter uma política clara que norteie todo o processo.

Quando a empresa estrutura um fluxo organizado desde a definição da política até a auditoria final das despesas os resultados aparecem rapidamente: redução de custos, maior previsibilidade, agilidade operacional e colaboradores mais satisfeitos ao viajar.

Adotar tecnologia específica, como a plataforma Onfly, potencializa essa gestão, automatizando tarefas que antes exigiam tempo, reduzindo erros manuais e garantindo visibilidade total dos gastos. E, ao contratar pela Vallora Benefícios, sua empresa ainda tem acesso a condições especiais de negociação